CDB 16, identification, délégation : des solutions pour se mettre en conformité

Initiée en 1977, la Convention relative à l’obligation de Diligence des Banques (CDB) a été révisée à de nombreuses reprises depuis sa mise en place. La version actuellement en vigueur, qui date de 2016 et sera remplacée au 1er janvier 2020 par la CDB 20, établit les règles relatives à l’obligation de diligence des banques, dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme. La principale étant l’obligation d’identification, par les organismes financiers, des détenteurs de contrôle, des cocontractants et des ayant droit économiques. Démarche qui peut être particulièrement complexe, pour les banques comme pour les clients, et néanmoins critique puisqu’une erreur lors de cette identification est susceptible d’entraîner, comme on le verra, des sanctions pouvant aller jusqu’à plusieurs centaines de milliers de francs suisses. Dans ce contexte, la délégation de l’identification permet de gagner considérablement en efficacité et en temps. Explications.

LA CDB 16 : PLUS QU’UNE CONVENTION

La jurisprudence de la Commission de surveillance (chargée d’étudier les cas supposés de violation de l’obligation de diligence des banques) révèle le traitement parfois léger accordé à l’identification des détenteurs de contrôle, cocontractants et ayant droit économiques par certains organismes financiers. Or, la CDB est plus qu’une convention. En effet, l’article 35 OBA-FINMA stipule que les dispositions en matière d’identification du cocontractant ainsi que l’identification du détenteur de contrôle et de l’ayant droit économique de la CDB 16 sont obligatoires pour les banques. La référence expresse de l’OBA-FINMA à la CDB 16 lui confère (partiellement en tout cas) le caractère d’une Ordonnance. Les règles établies par la CDB 16 doivent donc impérativement être suivies à la lettre par les organismes financiers suisses, sous peine d’amendes potentiellement élevées.

LES BASES LEGALES DE L’OBLIGATION D’IDENTIFICATION DANS LE CADRE DE LA CDB 16

• Quand procéder à l’identification ?

Selon l’article 45 de la CDB 16, « les documents requis pour l’identification de l’identité du cocontractant ainsi que pour l’identification du détenteur de contrôle et de l’ayant droit économique doivent avoir été réunis avant que le compte soit utilisé. » Cependant, exceptionnellement, si seuls quelques documents sont manquants, le compte peut être utilisé. Toutefois, la banque doit, alors, remplir son obligation de diligence dans les 90 jours, au plus tard. Sans quoi le compte doit être bloqué pour toutes sorties de fonds ou de valeurs. Et ce, jusqu’à ce que l’obligation de diligence soit remplie. La réactivité est donc de mise pour ne pas nuire à la relation commerciale !

• Vérifier les déclarations des clients

Lors de l’entrée en relation d’affaires se pose souvent la question de savoir si les documents d’identification produits par le client remplissent les obligations de diligence. Tel est en particulier le cas s’agissant de l’authenticité et l’actualité des documents d’identification. Or, la jurisprudence a établi que la banque a également obligation de rompre la relation d’affaires lorsque les déclarations effectuées par le client sont trompeuses. Pour être en conformité, la banque a donc obligation de vérifier les informations fournies par le client. Des défauts de vérification de déclarations trompeuses ont conduit à des amendes conventionnelles.

• Répétition des obligations de diligence lorsqu’un doute survient

Rappelons également que cette obligation de diligence dure dans le temps : la banque doit répéter la vérification de l’identité du cocontractant ainsi que l’identification du détenteur de contrôle ou de l’ayant économique, lorsqu’un doute survient.
Ce doute peut concerner :

• L’exactitude des indications données sur l’identité du contractant,
• Le point de savoir si l’ayant droit économique est toujours le même,
• Le point de savoir si le détenteur de contrôle est toujours le même.

Si le doute ne peut être levé et qu’elle constate qu’elle a été trompée ou que des indications ont été sciemment erronées, la banque doit mettre fin dès que possible aux relations d’affaires en cours avec le cocontractant. Il conviendra donc pour la banque, d’apporter un soin particulier à cette vérification avant d’arriver à la solution, radicale, de rupture de la relation d’affaire.

• La consignation des moyens utilisés

L’un des fondements de la CDB 16 est l’obligation, pour les banques, de consigner les données et documents ainsi que les moyens qui ont été utilisés pour vérifier l’identité des détenteurs de contrôle, cocontractants et ayant droit économiques. Un défaut de consignation ou des moyens trop légers ont conduit, là encore, à des amendes conventionnelles. Il faut par ailleurs rappeler que les documents doivent être certifiés conformes (dans le cas d’établissement de relations d’affaires à distance) et être en cours de validité, ou à tout le moins récents. Par exemple, les documents d’identification des personnes morales et des sociétés de personnes ne doivent pas dater de plus de douze mois. Rappelons enfin que les documents utilisés pour la vérification de l’identité de la personne qui établit la relation d’affaires doivent être disponibles au moment de l’ouverture de la relation d’affaires, comme il a été vu plus haut.

UNE SOLUTION : LA DELEGATION

L’article 43 de la CDB 16 prévoit la possibilité, pour les banques, de « déléguer la vérification de l’identité du cocontractant ainsi que l’identification du détenteur de contrôle et de l’ayant droit économique à des personnes ou des entreprises. » Ceci permet à la banque de gagner en efficacité, de fluidifier ses relations commerciales et de répondre en temps et en heure aux obligations imposées par la CDB 16. Il est toutefois important de noter que la délégation de l’identification des détenteurs de contrôle, cocontractants et ayant droit économiques n’exonère pas la banque de vérifier les informations fournies par le délégataire. Elle reste responsable devant la Commission de l’identification effectuée. Un grand soin doit donc être accordé au choix de ce délégataire qui doit avoir, en la matière, toutes les compétences nécessaires, l’expérience de la recherche et de l’identification de détenteurs de contrôle et d’ayant droit économiques mais aussi un réseau lui permettant d’effectuer ses recherches dans le monde entier. En outre, le délégataire doit garantir une transmission systématique des documents prélevés permettant l’identification des cocontractants et ayants droit économiques afin de permettre à la banque de se mettre en conformité avec les exigences de la CDB. Spécialisée depuis plusieurs années dans la recherche internationale de titulaires de comptes en déshérence, Key Findings répond en tous points à ces exigences. Vous cherchez un partenaire de confiance pour vous décharger de l’obligation d’identification afférente à la CDB 16 et gagner en efficacité ? Contactez-nous.